I henhold til Forskrift om offentlige arkiver av 12.15.2017 §4 er alle offentlige organ pålagt å ha en arkivplan.

Arkivplanen skal være et styringsverktøy for organisasjonens dokumenthåndtering.

Forskrift om offentlege arkiv

§ 4. arkivplan og internkontroll:

Alle offentlege organ skal til kvar tid ha ein ajourført arkivplan som viser kva arkivet omfattar og korleis det er organisert. Arkivplanen skal også vise kva slags instruksar, reglar, planar mv. som gjeld for arkivarbeidet.

Den øvste leiinga i organet må sjå til at arkivarbeidet blir omfatta av organets internkontroll. I kommunar og fylkeskommunar er dette ein del av det ansvaret som er lagt til administrasjonssjefen etter kommunelova § 23 nr. 2 andre punktum eller kommuneråd eller fylkesråd etter kommunelova § 20 nr. 2 andre punktum.

Riksarkivaren kan gi forskrift om arkivplan.

Det betyr at planen skal være:

1. Beskrivende
   Den skal gi en oversikt over hvilke arkiv som finnes og hvilke rutiner som er knyttet til disse. Den skal også gi oversikt over hvordan det er organisert.
2. Retningsgivende
   Den skal gi forpliktende retningslinjer for hvordan all dokumentinformasjon som organisasjonen trenger i sine daglige gjøremål eller har plikt til å oppbevare for ettertiden skal registreres, oppbevares og brukes. Etter hvert som dokumentene i stadig større grad blir distribuert og lagret elektronisk, er det stadig viktigere med ensartede rutiner (hvem gjør hva og hvordan)

Lov om arkiv (arkivlova)

§.6 arkivansvaret 

Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid.

Formålet med arkivplanen:

Formålet med arkivplanen er kvalitetssikring av arkiv- og dokumentforvaltning i Norsk akkreditering. Det skal sikre allmennhetens krav til offentlighet samt innsyn i forvaltningens saksbehandling.

I tillegg sikres dokumentasjon av juridiske forhold, saksbehandlingsmessige hensyn og kulturhistoriske interesser både for eksterne interessenter og for Norsk akkreditering som rettslig organ og virksomhet.

I arkivplanen tilgjengeliggjøres informasjon om rutiner, regler og ordningssystemer i arkivforvaltningen, både som kunnskapsbase for saksbehandlerne og som informasjon til allmennheten.

Arkivplanen skal oppdateres fortløpende og minst en gang pr. år. Arbeidet koordineres av arkivleder. Oppdatert arkivplan journalføres.

Historikk: 

Arkivplanen til Notodden kommune ble startet 18.9.2019 - fra samme tidspunkt som overgang til nytt sak/arkivsystem Elements og overgang til fullelektronisk sakarkiv.

Startdato er også sammenfallende med ny kommunestyreperiode etter kommunestyrevalget 9. september 2019. Første politiske utvalgsmøte i Elements er konstituerende kommunestyremøte 17.10.2019. 

Arkivverket har foretatt 2 tilsyn:

• 29.10.2013 - ved kommunens arkivdepot ForvaltningSenteret AS
• 11.12.2018 - tilsyn med arkivholdet i Notodden kommune